Políticas
Política del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM) - SAGRILAFT
Fecha de publicación 24 de noviembre de 2022
ZONA VIRTUAL S.A. se encuentra sometida a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades y de acuerdo con la Circular Externa vigente, diseñó e implementó un Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral para el LA/FT/FPADM, acompañado de las mejores prácticas del SARLAFT que le permita contribuir con la lucha contra estos flagelos y alcanzar los objetivos estratégicos y proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de éstos.
Objetivo
Establecer los lineamientos en materia de Autocontrol, Gestión y Administración del Riesgo de LA/FT/FPADM, con el fin de minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades que lleva a cabo la Compañía en el desarrollo de sus operaciones, se introduzcan recursos provenientes de esos delitos o se use como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas
Debida diligencia
De acuerdo con la operatividad del negocio, las personas naturales o jurídicas que deseen hacer parte del registro de ZONA VIRTUAL S.A. se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación mediante el diligenciamiento de un formulario y la entrega de documentación soporte que será objeto de verificación y confirmación. De acuerdo con su perfil, durante su vinculación y las transacciones relevantes que realicen, se adelantarán los correspondientes análisis para establecer la coherencia con su actividad económica y con la demás información suministrada.
Todo esto se complementa con el conocimiento de los segmentos de mercado que operamos, lo cual nos permite realizar comparaciones frente a los clientes que vinculamos. La información del cliente es conservada durante los términos señalados en la ley, y está a disposición de las autoridades, para efectos de sus consultas e investigaciones.
Con respecto a la verificación de listas: ZONA VIRTUAL S.A. no establecerá relaciones contractuales con clientes, empleados, proveedores o terceros que se encuentren registrados en las listas vinculantes para Colombia. Por otra parte, la coincidencia con otras listas o información negativa de carácter público relacionada con LA/FT/FPADM se considerará un criterio importante para denegar o terminar una relación contractual, conforme a las políticas establecidas.
Auditoria y cumplimiento
- El nombramiento o modificaciones del cargo del Oficial de Cumplimiento principal y suplente son llevados a cabo por la Junta Directiva y comunicados a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) y a la Superintendencia de Sociedades. Estas notificaciones deberán surtirse de acuerdo a lo dispuesto por la normatividad vigente y con el cumplimiento de sus requisitos.
- Los miembros de la Junta Directiva, los administradores, el Oficial de Cumplimiento y los miembros de cargos especiales designados por parte de ZONA VIRTUAL S.A. con funciones 1 en material de gestión del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se comprometen a cumplir cabalmente sus funciones y ejercer sus facultades en relación con el SAGRILAFT.
- Los órganos de control de ZONA VIRTUAL S.A. se comprometen a evaluar el SAGRILAFT de acuerdo con los estándares aplicables.
- Los empleados se comprometen a utilizar de forma responsable la infraestructura tecnológica del SAGRILAFT, si es del caso, y aplicarla en el desarrollo de sus funciones.
- Las políticas y procedimientos del SAGRILAFT son de obligatorio cumplimiento para todos los accionistas, miembros de la Junta Directiva, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, y demás terceros vinculados. ZONA VIRTUAL S.A. considera una falta grave, la omisión o incumplimiento de cualquiera de los controles, manejo de información u otros lineamientos aquí definidos para la prevención y control de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. De acuerdo con lo anterior, quienes incumplan la presente políticas y Manual de Procedimientos SAGRILAFT serán sujetos de sanciones laborales según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y demás disposiciones relacionadas.
Deber de reserva
Toda la información derivada de la aplicación de esta Política está sometida a reserva, lo que significa que la misma sólo podrá ser conocida por las autoridades judiciales o administrativas competentes. Así mismo, todos los colaboradores de ZONA VIRTUAL S.A. tienen la obligación de custodiar y limitar el uso de la misma a los fines estrictamente establecidos en la Ley y en esta política, entre los que se encuentra el de atender los requerimientos de información de la UIAF, autoridades competentes o entidades de control. Igualmente, los funcionarios que han sido designados para tratar los temas del SAGRILAFT al interior de ZONA VIRTUAL S.A. deberán garantizar la reserva en la identidad de las personas que realicen reportes de operaciones inusuales. Los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva garantizarán la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información, así mismo, estos documentos deberán ser conservados por un término no menor de diez (10) años. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, el reporte remitido a la UIAF, así como los demás formularios requeridos, documentación y soportes, será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento su conservación centralizada, secuencial y cronológica, con las debidas seguridades, por un término no menor de diez (10) años. Estos documentos e información serán conservados de acuerdo con la Política y/o lineamientos de Gestión Documental que aplique ZONA VIRTUAL S.A. para el manejo de estos documentos.
